- Aplicamos mecanismos de comunicación funcionales y ágiles, entre todos los órganos y niveles de la estructura organizacional.
- Se procura mantener permanentemente funcionando esquemas de descentralización en la gestión de los programas y proyectos.
- Revisamos continuamente la funcionalidad del esquema organizacional y se aplican oportunamente los ajustes, que en equipo, se consideren necesarios.
- Se utiliza permanentemente el principio de participación en la toma de decisiones, a todo nivel y en cada fase del ciclo de gestión de los programas y proyectos.
- Aun cuando existen sistemas y procedimientos descritos en diversos documentos normativos (manuales, reglamentos, políticas, etc.) se actúa con flexibilidad para agilizar y hacer expeditos los procesos de trabajo.
- Continuamente se está capacitando al personal y propiciando oportunidades de promoción y desarrollo profesional, puesto que el mismo es considerado el principal recurso de la institución.
- Se estimula la producción de información y conocimiento desde las prácticas de desarrollo ejecutadas por los proyectos mediante diversos medios de generación de conocimiento como la investigación y la sistematización.
- El trabajo en equipo es una de las características metodológicas de la actuación del personal al interior y exterior del ICADE.
Metodología
Dada la diversidad de las funciones que se realizan desde este programa, las metodologías de trabajo también son diversas y dependen muchas veces de cada programa dentro del ICADE y de cada proyecto particular. Los principales lineamientos metodológicos que utilizamos para el trabajo con todos nuestros programas son:
Funciones Administrativas
En su trabajo diario la administración del ICADE trabaja en las siguientes áreas, cumpliendo en cada una diversas funciones: En Recursos Humanos (control de los expedientes de personal, cálculos de planillas, cumplimiento de las normas en derechos laborales), en Tesorería (revisión de documento sustento para la remisión de un cheque o transferencias, utilizando interbanca, entradas y salidas de efectivo, control de caja chica, apertura y control de cuentas institucionales o por proyecto) en Registros Contables (aplicación de las normas de contabilidad nacionales, elaboración de informes de ejecución presupuestaria de los proyectos atendiendo el requerimiento temporal del donante), en Control de Bienes (trámites en la adquisición de bienes, inventario de bienes, uso y asignación de vehículos y equipos), en Apoyo a la Gestión de Proyectos (elaboración de documentación y trámites, con diversas organizaciones nacionales y extranjeras).
Monitoreo y Control
Desde el 2013 el ICADE busca elaborar un nuevo sistema de M y E que deberá diseñarse y validarse para que sea permanente, de uso mandatorio y de utilidad generalizada a todos los niveles. Especialmente debe servir a todos nuestros Programas, a la Unidad Administrativa y a la Gerencia. En general los proyectos aplican procedimientos requeridos por los cooperantes, no obstante, este sistema deberá ser suficiente flexible para posibilitar acoples con los procedimientos que se aplican entre diferentes los proyectos.
Dentro del ICADE existen dos sistemas monitoreo presupuestario utilizando auditorias. El primero es: auditorias por proyecto, contratado por cada donante; y el segundo auditoria institucional de todas las cuentas, contratado por el ICADE. Se atienden siempre los requerimientos de los donantes y se responden aclaraciones sobre cualquier duda en la ejecución de proyectos.
